Подотчет как списывается в момент оплаты или в момент отчета

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник — руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:


  • от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

  • наличными через кассу;
  • на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

  • в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
  • должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
  • как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
  • каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

№ п/п

Учетное действие

Комментарий

1.

В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55

Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой.

То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.

О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.

2.

Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов:

(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;

(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;

(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.

3.

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».

В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.

Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.

Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.

Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У.

Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.

У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами — можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.

К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.

Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.

В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:

  • банковская карта является одной из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия, а, следовательно, действия по снятию и затем использованию обналиченных денежных средств не могут расцениваться как нарушение порядка работы с денежной наличностью, предусмотренное статьей 15.1 КоАП РФ;
  • учетной политикой организации предусмотрена выдача денежных средств под отчет материально-ответственным лицам двумя способами: безналичный расчет по корпоративным банковским картам и наличный расчет путем получения денежных средств из кассы;
  • денежные средства, списанные со счета юридического лица (банковской корпоративной карты) в результате совершения операций (оплата по терминалу, снятие денежных средств в банкомате) с использованием банковской карты, считаются выданными в подотчет непосредственно держателю карты;
  • деньги на корпоративной карте принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.

В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?

Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.

Например, в постановлении от 11.02.2008 № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. В данном случае в организации имелся приказ руководителя, в котором была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты.

Актуальным является вопрос: как оформить авансовый отчет, если перерасход подотчетных средств работодатель возвращает на карту работника.

Например, в авансовом отчете (по форме № АО-1) предусмотрены строки только для реквизитов расходного ордера, по которому выдана перерасходованная сумма. Логично при этом добавить в применяемую унифицированную форму еще одну строку для реквизитов платежного поручения, по которому осуществляется перечисление денег.

Пример

ООО «База» 7 июня были выданы денежные средства под отчет:

— менеджеру Иванову И.И. для покупки канцелярских принадлежностей — на банковскую карту сотрудника перечислено 1 000 руб.;

— директору Петрову П. П. для оплаты командировочных расходов — на корпоративную карту перечислено 15 000 руб.

Авансовые отчеты были представлены:

— Ивановым — 10 июня (из кассы был возмещен перерасход подотчетных сумм 100 руб.);

— Петровым — 11 июня.

ООО «База» использует для ведения учета программу «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Операции, произведенные бухгалтером ООО «База», представлены в таблице 2.

Таблица 2. Пример отражения в учете операций по выдаче подотчетных сумм в безналичном порядке

№ п/п

Учетное действие

Комментарий

7 июня

1.

Бухгалтер ООО «База» создал новые элементы в Справочнике Контрагенты

.

Для ввода новых контрагентов в разделе Покупки и продажи открываем справочник Контрагенты и вводим новый элемент. В новом элементе, соответствующем Иванову были введены данные его банковского счета (Банковский счет — Создать — см. рис. 1).

В новом элементе, соответствующем Петрову, данные о банковском счете не вводились.

2.

Для отражения расчетов с Ивановым создан документ Платежное поручение. В поле Получатель документа Платежное поручение бухгалтер выбрал Иванова.

Для того, чтобы в перечислении денежных средств была возможна работа с аналитикой Статьи движения денежных средств, одноименный флажок на закладке Банк и Касса формы Настройки параметров учета должен быть установлен.

Для того, чтобы отграничить платежные поручения, предназначенные для выдачи подотчетных сумм, необходимо заполнить реквизит документа Статья движения ден. средств.

Параметры аналитического учета устанавливаются в форме Настройка параметров учета, в разделе Справочники и настройки учета — см. рис. 2. Эти настройки являются общими для всех организаций информационной базы. В закладке Банк и касса необходимо установить флажок По статьям движения денежных средств.

Тогда в кассовых и банковских документах становится доступным выбор статей движения денежных средств. По гиперссылке Статьи движения денежных средств открывается одноименный справочник.

Довольно часто у бухгалтера возникает вопрос, что указывать в качестве вида движения денежных средств. Ответ на данный вопрос зависит от того, на какие цели выдаются подотчетные средства — как правило, это Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов — см. рис. 3

3.

Для отражения расчетов с Ивановым после получения банковской выписки бухгалтер создал документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу — см. рис. 4.

При проведении документа формируется проводка. Печатной формы документ не имеет.

4.

Для отражения расчетов с Петровым создан документ Списание с расчетного счета (вид операции Перевод на другой счет организации) — см. рис. 5.

Для отражения расчетов по корпоративным картам используется счет 55.

Дата списания средств Петровым

5.

Для отражения расчетов с Петровым создан документ Списание с расчетного счета (вид операции Перечисление подотчетному лицу).

Банк предоставляет информацию об использовании денежных средств с корпоративного расчетного счета, то есть информацию о расходе денежных средств держателем карты. В выписке, предоставляемой банком присутствует информация о номере карты, с которой был произведен расход денежных средств. В соответствии с номером карты определяется сотрудник, который произвел расход денежных средств.

10 июня

6.

Погашение задолженности Иванова отражено документом Авансовый отчет

На закладке Авансы указываются банковские платежные документы

11 июня

7.

Погашение задолженности Петрова отражено документом Авансовый отчет

На закладке Авансы указываются банковские платежные документы

Рис. 6 и 7.

Дата возмещения перерасхода Иванову

8.

Для отражения расчетов с Ивановым введен документ Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетному лицу

Данным документом отражено возмещение перерасхода 100 руб.

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Рис. 7

На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Ошибки при утверждении авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).

Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).

Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.

Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.

Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:

  • включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
  • если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.

Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ.

В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?

Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).

Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.

В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.

Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.

Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.

Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.

Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.

Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *